Une inondation vous empêche d’accéder à votre entreprise? Un incendie a ravagé votre entrepôt? Une pandémie s’abat sur le territoire et vous oblige à ralentir la cadence de votre production ? De nombreux scénarios comme ceux-là peuvent remettre en cause la pérennité de l’activité d’une entreprise. Perte de clients, de parts de marché, mauvaise réputation… peuvent entraîner des conséquences dramatiques. Le Plan de Continuité d’Activité répond à ce genre d’événements en définissant et en mettant en place les moyens et procédures nécessaires pour assurer les activités essentielles au fonctionnement de l’entreprise. Il apporte beaucoup d’avantages en période de crise comme celle que nous traversons en ce moment.
Le Plan de Continuité d’Activité, à quoi sert-il ?
La mise en place d’un Plan de Continuité d’Activité (PCA) permet d’identifier les principaux risques qui pèsent sur votre entreprise et sur votre activité. Il amortit les conséquences d’une crise en limitant les pertes et le temps qu’elle peut durer.
Un risque, c’est la probabilité d’un événement avec ses conséquences. Il faut les hiérarchiser en fonction de leur gravité, de leur probabilité et de leur répercussions. Une fois ces risques identifiés et décrits, des scénarios de crise sont envisagés.
L’identification des risques est une étape clé dans l’élaboration du PCA. Elle permet de mettre en place des mesures qui feront face à ses risques et qui, ainsi, diminueront l’impact du sinistre.
Ces différentes mesures s’inscrivent dans une stratégie visant à :
- Réagir de manière adaptée en cas de survenue du sinistre
- Maintenir l’activité de l’entreprise en déployant des solutions de secours
- Restaurer les capacités de fonctionnement de votre entreprise.
Les conditions de mise en œuvre de cette stratégie seront décrites en détail dans le PCA.
Le Plan de Continuité d’Activité peut également être source d’opportunités : votre entreprise gagne en crédibilité auprès des clients et des autres entreprises car il permet d’anticiper et de tenir les engagements vis-à-vis des clients et fournisseurs.
PME-TPE-Artisans, voici un mode d’emploi pour vous organiser si vous devez maintenir votre activité :
Comment l’installer ?
La durée de la mise en place d’un PCA dépend de l’activité de votre entreprise et de son organisation. Les entreprises ne sont pas exposées aux mêmes risques. Une liste des sinistres les plus connus est dressée selon leur activité, leur zone géographique, leur organisation… Un commerçant qui exerce son activité dans le sud de la France ne fait pas face aux mêmes risques qu’un commerçant installé au nord. Selon la zone géographique, les deux commerces peuvent faire face à des risques différents.
Pour mettre en place le PCA, voici les différentes étapes à suivre :
- Étudier le contexte en prenant en compte les spécificités de l’entreprise: gestion des ressources humaines et matérielles, ainsi que les contraintes liées à son secteur d’activité. L’analyse du contexte permet d’identifier les activités essentielles pour atteindre les objectifs de l’entreprise. Elle repose sur une analyse des activités de l’entreprise et vise à comprendre les conséquences de l’interruption de services essentiels.
- Déterminer les attentes de sécurité pour tenir les objectifs: la deuxième étape vise à préciser, pour chaque activité essentielle, le niveau de service minimum à atteindre ainsi que la durée d’indisponibilité maximale acceptable.
- Identifier, analyser, évaluer et traiter les risques: on mesure l’impact des risques selon leurs natures. On les analyse en les intégrant à des scénarios (une inondation, une attaque informatique…). On évalue ces risques en fonction du contexte et des enjeux pour l’entreprise.
- Définir la stratégie de continuité: l’objectif est de pouvoir poursuivre son activité malgré la crise. Lors de cette étape, on trouve sa stratégie de réponse et la solution que l’on apporte face à la crise. Il peut s’agir de ressources externes qui ne sont pas affectées par le sinistre
- Mettre en œuvre le PCA: il doit mettre en avant les différentes solutions apportées face au sinistre avec les différentes personnes concernées en fonction des procédures. Les équipes censées l’appliquer doivent être capables de l’exécuter sans délai.
Attention, une fois rédigé, le PCA ne doit pas tomber aux oubliettes en attendant qu’un sinistre ne se produise. Il doit être mis à jour régulièrement pour être efficace à n’importe quel moment.
Comment le communiquer en interne ?
Le PCA est un document qui met en lumière les vulnérabilités de votre entreprise et les conséquences qu’aurait un sinistre sur son fonctionnement. C’est un document sensible qui ne doit pas être diffusé à l’extérieur de l’entreprise. De la même manière, seules les personnes concernées par son application sont autorisées à en prendre connaissance. Cependant, rien n’empêche une entreprise de prévenir de l’existence du PCA aux salariés de l’entreprise. Cela renforce aussi la crédibilité de l’entreprise pour sauvegarder les emplois quoi qu’il arrive.
Notre conseil : vous pouvez effectuer des tests afin d’identifier des failles et des dysfonctionnements dans le PCA. Faites des simulations : indisponibilité du site internet, machine qui tombe en panne, repli des collaborateurs… Et faites des retours de ce test aux équipes pour montrer les enseignements.
Il vaut mieux montrer aux équipes que l’entreprise est prête à faire face aux risques potentiels en ayant prévenu les dangers… Plutôt que de subir un sinistre sans en avoir anticipé les risques : « Les tuiles qui protègent de la pluie ont toutes été posées par beau temps ».
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