L’onboarding, ou comment embarquer un nouveau collaborateur à bord de votre entreprise. Saviez-vous que dans les trois mois qui suivent leur embauche, 20 % des salariés rompent les liens avec l’entreprise? Dont 4 % dès le premier jour? Et que 22 % des rotations de personnel ont lieu pendant les 45 premiers jours? De nombreuses entreprises n’ont pas encore établi de programme d’intégration. Cette étape est non préparée, voire ignorée car jugée inutile.  Pourtant, l’accueil et l’intégration d’un nouveau collaborateur fait partie des moments clés du recrutement en entreprise. C’est une étape essentielle dans le cycle de vie du collaborateur et de l’entreprise : recruter c’est bien, engager, c’est encore mieux.

Avant le jour J

L’anticipation est le secret d’une intégration réussie. Prévenez en interne les membres de l’entreprise, même ceux qui ne font pas partie du même service. Assurez-vous de communiquer assez d’informations sur votre nouvelle recrue pour que les collaborateurs puissent être acteurs de son intégration. Dire bonjour, suivi du prénom peut déjà faire sentir au nouveau qu’il est attendu.
La préintégration, c’est le moment où vous vous assurez que tout le matériel nécessaire est prêt et fonctionnel. Sortez votre boîte à outils et faites les derniers aménagements : accès informatiques (création de l’adresse email, configuration du téléphone et de la messagerie), formulaires administratifs…

Pensez aussi aux autres détails spécifiques de votre entreprise : carte de stationnement, accès au parking, clés, blouse de travail, chaussures de protection…  Retracez une journée type afin de vous assurer que rien ne manquera à son arrivée. Ce sont ces détails qui font la différence et qui rassureront le nouvel arrivant… et vous-même!

L’exemple de Sophie, nouvelle recrue de la boulangerie “Au bon pain”

Marc, gérant de la boulangerie, prépare en amont l’arrivée de Sophie:

  • il prévient l’équipe de l’arrivée de Sophie en tant que caissière et précise les grandes lignes de son parcours
  • il organise des temps d’intégration : formation au logiciel de caisse, dégustation des meilleurs ventes pour bien conseiller, échange avec le boulanger pour connaitre l’origine des produits, les méthodes de production, …
  • il s’assure que tout est prêt, notamment un double de clés et 2 tabliers, et lui envoie un mail pour lui confirmer l’heure d’arrivée pour le premier jour.

Enfin, il est important pour vous comme pour le nouveau collaborateur d’être rassuré quant à son arrivée dans l’entreprise. Pour mettre en confiance, envoyez les informations qui lui sont utiles : le jour, l’adresse de l’entreprise, l’horaire, à qui s’adresser, comment s’habiller, l’organisation du midi… L’intégration commence avant même que le collaborateur ait passé la porte de l’entreprise.

Le jour J

C’est le moment d’accueillir le nouveau collaborateur et de lui donner la meilleure impression possible de votre entreprise. Assurez-vous qu’à la fin de cette journée, la nouvelle recrue soit satisfaite de son choix de carrière et son choix d’entreprise.

Vous pouvez organiser des journées d’intégration visant à impliquer les équipes et le nouveau collaborateur autour d’activités dynamiques et interactives. Pendant cette première journée, le volume d’informations donné est très dense. Privilégiez des vidéos, des discussions, des activités ludiques favorisant l’échange entre les membres des équipes. Faites de cette journée un événement propice aux rencontres et aux interactions entre les collaborateurs. Cependant, pour certaines entreprises, il peut s’avérer difficile d’aménager du temps pour l’intégration. Des secteurs ne laisse pas le temps au manager de dédier une journée entière consacrée à l’accueil du nouvel arrivant.

Par exemple, organisez un petit déjeuner d’accueil pour rassembler toute l’entreprise. Réservez dans un restaurant ou un bar dans lequel vous avez l’habitude de vous rendre avec votre équipe. Ces moments ne demandent pas une journée entière et créént un petit événement qui célèbre l’arrivée d’un nouveau collaborateur.

Les organisations ont tendance à voir l’onboarding comme une manière de faire découvrir l’entreprise et sa culture à un nouvel arrivant. Cette période est nécessaire, mais n’oubliez pas que c’est aussi un moment de découverte pour vos équipes. Laissez le nouvel arrivant s’exprimer sur son parcours, ses idées, son expérience…

N’hésitez pas à poser des questions ludiques qui sortent un peu de l’ordinaire: si on lit vos bulletins scolaires qu’est-ce qu’on y trouver? Qu’est-ce qui ne quitte jamais votre sac? Sur quelle musique peut-on vous voir danser? Quel mot utilisez-vous le plus en une journée? 

Rappelez-vous que l’intégration d’un nouveau collaborateur ne se fait pas en une journée. La période qui suit le premier jour est tout aussi importante.

Après le jour J

Pendant les premières semaines, le nouveau collaborateur prend ses marques dans son nouvel environnement de travail. C’est le moment de partager les valeurs et l’histoire de l’entreprise. Elles font partie intégrante du sentiment d’appartenance du salarié. Il doit être en phase avec la culture de l’entreprise pour comprendre ses missions et comment elles s’inscrivent dans la stratégie de l’organisation.

Accompagnez votre nouvelle recrue dans l’installation de son poste de travail et dans l’appropriation des différents outils. Pour cela, il est pertinent de mettre en place un système d’accompagnement en favorisant le partage de connaissances entre collègues. Demandez à vos collaborateurs d’être disponibles et à l’écoute du nouvel arrivant. L’intégration est facilitée quand une équipe est présente pour répondre aux questions et interrogations. Vous pouvez aussi nommer un parrain pour que le nouveau collaborateur puisse travailler en binôme.

Le suivi de l’intégration est capital, c’est à ce moment-là que vous pouvez fidéliser votre nouveau collaborateur. Prévoyez régulièrement des moments d’écoutes et d’échanges. Dans les jours ou les semaines qui suivent son arrivée, organisez un bilan de son intégration. Cela permet d’avoir le retour de votre nouvelle recrue sur l’image que renvoie l’entreprise.

De nombreuses entreprises utilisent le rapport d’étonnement comme un outil stratégique. Rédigé par le nouvel arrivant, ce document écrit permet de partager son expérience et de faire ressortir les points qui l’ont étonné.  Il permet ensuite de confirmer la réussite du processus de recrutement, de l’ajuster en fonction des remarques. Le rapport d’étonnement peut faire émerger des idées novatrices qui n’ont jamais été soulevées auparavant.

L’exemple de Jonathan, garagiste

Un mois après l’arrivée de Jonathan, Jacques, le gérant du garage, lui propose de prendre un café 30 min pour échanger avec lui sur son intégration. Pour cela il lui pose quelques questions clés :

  • comment s’est passée ton intégration dans l’équipe?
  • y’a-t-il des méthodes que tu utilisais auparavant et que l’on pourrait appliquer?
  • qu’est ce qui te plait par rapport à avant?
  • as-tu des idées d’améliorations de l’organisation ?
  • as-tu besoin de quelques compléments de formation pour ton travail quotidien?

Le premier trimestre

La durée de l’onboarding peut prendre des mois, jusqu’à un an pour certains postes. L’erreur est donc d’imaginer que l’intégration est terminée après quelques semaines. C’est une période longue qui, si elle s’est bien déroulée, se révèle très positive pour l’entreprise et pour le collaborateur.

Dégagez du temps pour faire des points avec le collaborateur. Ce temps investi fait aussi partie de l’onboarding d’un nouveau salarié. Il sera récompensé par un collaborateur opérationnel rapidement, ayant confiance en son nouveau poste.

Faites bénéficier le nouvel embauché d’un parcours de formation en situation de travail parrainée. Mettez à disposition une bibliothèque de contenus lui permettant de découvrir son métier, son secteur, son environnement…

Créez un guide synthétique des méthodes de travail, un mode opératoire du logiciel, un catalogue des produits avec leurs argumentaires : vous avez certainement déjà de nombreux supports qui vont être une source d’information et de formation pour votre nouvel arrivant. C’est l’occasion de les regrouper et d’en faire un “book”.

Synthèse

En matière d’onboarding, si certaines bonnes pratiques se sont répandues, il s’agit avant tout d’une étape sur-mesure, efficace qui doit être pensée en fonction des spécificités de l’entreprise et de son organisation. Mettre en place un programme d’intégration est un bon moyen pour qu’il parle de son expérience avec d’autres personnes extérieures à l’organisation.

L’onboarding s’inscrit dans la stratégie d’entreprise car elle implique tous les collaborateurs. Tous les employés doivent avoir une vision globale de l’activité de l’entreprise. L’organisation embarque toute l’équipe en communiquant sur les enjeux et les défis. Cela permet de donner plus de sens au travail, d’être plus engagé et de se sentir intégré dans son travail.