Article mis à jour le 1er septembre 2020

Comment manager mes salariés à distance? Quels aménagements doit-on faire dans une entreprise qui ne peut avoir recours au télétravail ? Depuis le début de la crise du Covid-19, les entreprises doivent sans arrêt adapter leur organisation pour poursuivre leur activité. L’employeur tient la responsabilité de la bonne installation de ses salariés. Le télétravail ne se réduit à une planche sur deux tréteaux avec un coup de téléphone par semaine. L’adaptation du poste de travail ne peut pas se résumer à un flacon de solution hydro alcoolique sur les bureaux. Il n’est pas toujours simple d’accompagner un salarié à distance ou de mettre en place des mesures spécifiques pour adapter les postes de travail. C’est pourquoi nous vous apportons des solutions et des conseils pour adapter le poste de travail de vos salariés.

Organisation et protection des postes de travail : les bonnes pratiques

Nouveau : le masque obligatoire en entreprise

Le télétravail, entre autodiscipline et organisation

Organisation et protection des postes de travail : les bonnes pratiques

“L’employeur est responsable de la santé et de la sécurité de ses salariés.” Dans ces conditions particulières, il est plus qu’important de porter attention aux conditions de travail de vos salariés. Tout d’abord, afin de prévenir les risques de contaminations il est important de respecter les règles de distanciation et les gestes barrières.

En tant qu’employeur il est également nécessaire :

  • de vous assurer que les règles sont effectivement respectées, que savons, gels, mouchoirs, masques sont approvisionnés et que des sacs-poubelles sont disponibles.
  • de limiter les réunions au strict nécessaire ;
  • d’éviter les regroupements de salariés dans des espaces réduits ;
  • d’annuler ou reporter tous les déplacements non indispensables.

Chaque poste est différent et doit être adapté à la situation que nous vivons, voici quelques exemples de préconisations :

  • Mettre à disposition du savon et/ou du gel hydroalcoolique en quantité suffisante pour que les salariés puissent se nettoyer les mains régulièrement ;
  • Espacer les postes de travail pour éviter la promiscuité : éventuellement par des marquages au sol ou l’installation de barrières physiques ;
  • Organiser la rotation des équipes après nettoyage des lieux communs ;
  • Fractionner les pauses afin de réduire les croisements et la promiscuité dans les salles de pause.

Pour les contacts clients :

  • Mettre en place des parois de plexiglas au niveau des postes de caisse pour protéger les caissiers dès lors que la mesure de distanciation ne peut être tenue avec le client ;
  • Privilégier le paiement par carte et éviter l’échange de monnaie, chèque, etc. :
  • Adapter les livraisons en main propre, en déposant les paquets au sol et en transformant la demande de signature par un système sans contact.

Ces préconisations sont non exhaustives et sont bien sûr à adapter à chaque environnement et mission.

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Le masque désormais obligatoire en entreprise

Dès le 1er septembre, le masque devient obligatoire en entreprise, dans les espaces « clos et réunissant plusieurs personnes». Concrètement, cela veut dire que les salariés qui travaillent en open-space, en bureau partagé, qui traversent des couloirs, utilisent des vestiaires… devront porter un masque. A noter que si le salarié travaille dans un bureau individuel, il n’est pas tenu de porter un masque. En revanche, « à chaque déplacement dans l’entreprise, le port du masque est nécessaire ».
Donc l’employeur doit mettre des masques à disposition des employés lorsque son port est obligatoire. Cependant, au vu du peu de temps que les employeurs ont pour rebondir face aux annonces, un délai de bienveillance de plusieurs jours est accordé.

Le télétravail : entre autodiscipline et organisation

  • Environnement 

Du jour au lendemain, le télétravail a été imposé pour un grand nombre de salariés. Beaucoup d’entre eux n’ont pas l’habitude de travailler de chez eux… Cela demande donc quelques aménagements. Il faut essayer de prévoir un environnement de travail adapté. Pour travailler de manière efficace chez-soi, il faut à tout prix s’éloigner de l’idée de rester dans son salon en pyjama.  Vous n’iriez pas travailler en pantoufles ? Là, c’est la même chose.

Créer un univers dans lequel votre esprit comprend que, à cet endroit et dans cette tenue, on travaille. Prenez le temps de trouver un endroit adapté, sans bruit, sans distraction… Un espace dédié pour pouvoir quitter son lieu de travail le soir, avoir une séparation, même symbolique, entre l’espace professionnel et l’espace privé.

En tant qu’employeur, vous devez encourager vos salariés à s’installer au mieux pour qu’ils se sentent dans un environnement de travail. Donnez leur aussi les moyens d’avoir recours au télétravail : prévoir un ordinateur, un téléphone portable, quelques éléments de fourniture, des accès aux plateformes, aux logiciels spécifiques…

  • Organisation

Organiser son planning et ses horaires : se créer un rythme, des plages récurrentes, s’accorder des temps d’arrêt… Les pauses-café avec les collègues ne sont peut-être plus qu’un lointain souvenir, mais rien ne vous empêche de faire une coupure. La pause s’impose, même à la maison.

En télétravail, il est possible d’adapter son emploi du temps plus librement. Essayez de trouver des moments où vous êtes plus concentré pour aménager votre planning. Attention cependant, les soirs et les weekends restent des moments de pause pour se changer les idées et sortir du travail.

  • Management

Il existe des techniques pour manager ses équipes à distance:

-Définir des plages d’échanges pour communiquer. Le but est de définir des moments pour que l’équipe se retrouve et puisse échanger.

-Utiliser des outils pour échanger, partager, suivre les projets… De nombreux d’outils permettent  d’organiser sa journée de manière productive et d’optimiser la gestion des projets en équipe

-Planifiez, organisez, responsabilisez et faire confiance. La confiance est un élément central dans la relation entre l’employeur et le salarié, encore plus pendant le télétravail. Employeur, montrez à votre collaborateur que vous croyez en ses compétences.

  • Communication

Communiquer et garder le contact avec ses collègues fait partie intégrante du télétravail. Dans la situation que nous traversons, chacun tente de s’adapter au contexte. Certaines personnes peuvent facilement gérer cette situation (passer au télétravail du jour au lendemain, vivre confiné)… D’autres ont besoin de plus de temps pour comprendre et s’organiser. N’hésitez pas à en parler entre collègues. Tout le monde est dans la même situation.

Des outils collaboratifs existent désormais pour faciliter la communication et garder l’esprit d’équipe avec la distance. La plateforme Teams d’Office 365 ou l’outil de chat Slack proposent des fonctionnalités qui simplifient l’échange à distance. En télétravail, il faut rester disponible pour les temps d’échange et de discussion. On se retrouve seul physiquement mais les équipes et les projets sont toujours présents.

De manière générale, le télétravail demande aux salariés et à l’employeur de changer leurs méthodes de travail. Il faut savoir s’adapter au fur et à mesure des évolutions de la situation et des besoins des clients…

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