La fin d’année arrive à grands pas, et vous vous interrogez peut-être, sur le versement d’une prime à vos salariés ? Seulement qui dit prime dit… charges sociales ! Il existe trois moyens d’offrir un avantage à vos salariés sans charges sociales ni impôts :
Le remboursement des frais de transport domicile-travail
L’employeur peut prendre en charge une partie ou entièrement des frais de carburant ou d’alimentation électrique ou hybride de ses salariés qui utilisent un véhicule personnel pour se rendre au travail.
Cela concerne les salariés dont la résidence ou le lieu de travail, est situé en dehors de la région Ile-de-France et d’un périmètre de transports urbains, ou pour les salariés qui utilisent un véhicule personnel en raison de leurs horaires de travail.
Maximum 200 € par an et par salarié.
Les remboursements de frais de carburant ou d’alimentation électrique sont exonérés des cotisations sociales et des impôts sur le revenu, dans la limite du plafond ci-dessus. Les remboursements doivent être prévus par un accord collectif ou une décision de l’employeur.
La prise en charge n’est pas prévue si:
– le salarié bénéficie d’un véhicule mis à disposition permanente par l’employeur avec prise en charge des dépenses de carburant ou d’alimentation électrique (voiture de fonction ou de service),
– le salarié est logé dans des conditions excluant tous frais de transport pour se rendre au travail (logement de fonction),
– l’employeur assure gratuitement le transport du salarié.
Il n’y a pas de cumul possible avec celui de la prise en charge obligatoire du coût de l’abonnement aux transports publics.
L’employeur doit être en mesure de prouver la réalité des frais en produisant des justificatifs de la situation du salarié (moyen de transport utilisé et, le cas échéant sa puissance fiscale, distance séparant le domicile du lieu de travail, nombre de trajets mensuels).
Les chèques-cadeaux
Les chèques cadeaux ou bons d’achats sont eux aussi une solution simple pour apporter un petit plus aux salariés sans pour autant payer forcément plus de cotisations et charges sociales.
Tous les salariés.
Le montant global de l’ensemble des bons d’achat et cadeaux attribués à un salarié au cours d’une année civile ne doit pas excéder 5% du plafond mensuel de la Sécurité sociale, soit 166 € pour 2018. Au delà, il sera soumis aux cotisations de la sécurité sociale.
L’exonération peut avoir lieu si les trois conditions suivantes ont remplies:
– Le montant offert doit être conforme aux usages : 5% du plafond mensuel de la Sécurité sociale est appliqué par événement et par année civile.
– L’utilisation du bon doit être en lien avec l’événement pour lequel il est attribué.
– L’attribution du bon d’achat doit être en lien avec l’un des événements répertoriés : naissance, mariage ou PACS, retraite, fête des mères et des pères, Ste Catherine et la Saint Nicolas, Noël pour les salariés et enfants jusqu’à 16 ans, rentrée scolaire pour les salariés ayant des enfants ayant moins de 26 ans.
Si les conditions prévues par l’URSSAF ne sont pas simultanément réunies, les bons d’achats attribués dans l’année sont soumis aux cotisations de Sécurité sociale pour leur montant global, c’est-à-dire dès le 1er euro.
Les chèques-lire, chèques-disques et chèques-culture
Les chèques-culture (chèques-lire, chèques-disques et chèques-culture) versés par le comité d’entreprise ou l’employeur (en l’absence de CE) au bénéfice des salariés sont destinés à l’achat de loisirs culturels. Ils sont utilisables pour acheter : des livres, DVD, CD, jeux vidéos, billets pour des musées, festivals, patrimoine, des abonnements, cinéma…
Tous les salariés.
Les chèques culture s’offrent en toutes circonstances ce qui signifie qu’aucune contrainte d’événement n’est exigée. Vous pouvez à tout moment de l’année en faire bénéficier vos salariés.
De plus, aucune limite de montant n’est imposée par la loi. Ainsi il est possible d’acheter ces chèques culture sans contraintes tarifaires. Cependant l’achat de ces chèques doit être justifié et rester dans la limite du raisonnable.
Les chèques culture sont totalement exonérés des charges sociales. Ces achats sont totalement déductibles au sein de la société, par conséquent aucune réintégration fiscale n’est appliquée.
Vous êtes concerné(e) par cette problématique, vous voulez récompenser vos salarié(e)s mais vous ne savez pas par quel moyen? Appelez votre cabinet le plus proche et demandez une rencontre.
